Doel van dit protocol is om als Stichting te voldoen aan de wettelijke eisen zoals deze zijn opgenomen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Op deze wijze worden de gegevens van betrokkenen bij de Stichting beschermd en voor een ieder inzichtelijk dat de Stichting met gegevens op een wettelijk conforme wijze omgaat.Welke gegevens heeft de Stichting vastgelegd: De Stichting bestaat uit een bestuur en kent teamleden van haar Roparunteam en andere vrijwilligers die zich voor de Stichting inzetten.Van deze personen heeft de Stichting naam, adres, telefoonnummer en e-mail adres vastgelegd in niet openbare bestanden en worden gebruikt om zodanig te communiceren dat dit ten dienste staat van het doel van de Stichting.Van het Roparunteam en het bestuur zijn tevens de foto’s opgenomen op de website, met instemming van betrokken personen.Deze gegevens rusten bij bestuursleden en door haar aangezochte personen die voor een goede organisatie en communicatie de beschikking moeten hebben over deze gegevens.( niet zijnde afbeeldingen).Bijzondere persoonsgegevens, zoals medische en dieet gegevens, worden alleen noodzakelijkerwijs gedaan om het welzijn van de betrokken persoon te dienen en alleen op een geheel vrijwillige wijze door de betrokken persoon verstrekt. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze gegeven zijn en alleen door vooraf bekende personen. Jaarlijks wordt een update gevraagd aan betrokkenen van de bestaande gegevens en de mogelijkheid om gegevens te wijzigen of in te trekken. Deelname aan de Roparun betekent dat afbeeldingen en gegevens openbaar worden. Deelnemers worden voorafgaand op deze mogelijkheid gewezen en om eventuele bezwaren kenbaar te maken. Een ieder waarvan gegevens zijn vastgelegd kan bij één van de bestuursleden een verzoek indienen om zijn of haar gegevens in te zien, te wijzigen of te laten verwijderen.Indien een betrokken persoon twee jaar geen activiteiten voor of met de Stichting onderhoudt worden deze gegevens verwijderd.De Stichting, het bestuur en alle personen die gegevens van anderen hebben vastgelegd gebruiken deze gegevens alleen voor het doel waarvoor deze gegevens bedoeld zijn. Voor andere doeleinden worden geen gegevens verstrekt aan derden, dan alleen met uitdrukkelijke toestemming van de betreffende persoon. Indien er een data lek ontstaat dient dit onmiddellijk kenbaar te worden gemaakt aan het bestuur die daarop gepaste maatregelen neemt en in ieder geval de betrokken persoon in kennis stelt van de gelekte informatie. Dit protocol is opgemaakt en goedgekeurd door de bestuursvergadering van 1 oktober 2018 en ter kennis gebracht aan betrokkenen op 15 oktober 2018.

Update 28-11-2018